Evolusi Manajemen Proyek

Mengapa Manajemen Proyek? 

Tidak ada keraguan bahwa organisasi dewasa ini menghadapi persaingan yang lebih agresif daripada di masa lalu dan lingkungan bisnis mereka beroperasi dalam adalah salah satu yang sangat bergejolak. Skenario ini telah meningkatkan kebutuhan untuk akuntabilitas organisasi untuk sektor swasta dan publik, yang mengarah ke fokus yang lebih besar dan permintaan untuk efektivitas dan efisiensi operasional.

Efektivitas dan efisiensi dapat difasilitasi melalui pengenalan praktik terbaik yang mampu mengoptimalkan pengelolaan sumber daya organisasi. Telah ditunjukkan bahwa operasi dan proyek yang berbeda dengan masing-masing memerlukan teknik manajemen yang berbeda. Oleh karena itu, dalam lingkungan proyek, manajemen proyek dapat: (a) mendukung pencapaian tujuan proyek dan organisasi, dan (b) memberikan jaminan lebih besar untuk para pemangku kepentingan bahwa sumber daya dikelola secara efektif.

Penelitian oleh Roberts dan Furlonger [2] dalam sebuah studi proyek sistem informasi menunjukkan bahwa menggunakan metodologi manajemen proyek cukup rinci, dibandingkan dengan metodologi yang longgar, meningkatkan produktivitas sebesar 20 sampai 30 persen. Selain itu, penggunaan struktur manajemen proyek formal untuk proyek-proyek dapat memfasilitasi:

(a) klarifikasi lingkup proyek;

(b) kesepakatan tujuan dan sasaran;

(c) mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan,

(d) menjamin akuntabilitas untuk hasil dan kinerja;

(e) dan mendorong tim proyek untuk fokus pada manfaat akhir yang akan dicapai. Selain itu, penelitian menunjukkan bahwa 85-90% dari proyek-proyek gagal untuk memberikan tepat waktu, pada anggaran dan kualitas kinerja yang diharapkan. Penyebab utama yang diidentifikasi untuk situasi ini meliputi:

·         Kurangnya kasus bisnis yang valid membenarkan proyek;

·         Tujuan tidak benar didefinisikan dan disepakati;

·         Kurangnya komunikasi dan manajemen pemangku kepentingan;

·         Hasil dan / atau manfaat tidak benar didefinisikan dalam istilah terukur;

·         Kurangnya kontrol kualitas;

·         Miskin estimasi durasi dan biaya;

·         definisi yang tidak memadai dan penerimaan peran (pemerintahan);

·         Kurangnya perencanaan dan koordinasi sumber daya.

Perlu ditekankan bahwa penyebab kegagalan untuk memberikan tepat waktu, pada anggaran dan kualitas kinerja yang diharapkan dapat diatasi dengan penerapan praktek manajemen proyek. Selanjutnya, kegagalan untuk memberikan tepat waktu, pada anggaran dan kualitas kinerja yang diharapkan tidak berarti bahwa proyek itu sendiri gagal. Pada tahap ini apa yang sedang dibahas adalah efektivitas dan efisiensi pelaksanaan proyek dan bukan apakah suatu proyek adalah keberhasilan atau kegagalan.

Kesimpulan

Manajemen proyek harus dipandang sebagai alat yang membantu organisasi untuk melaksanakan proyek-proyek yang ditunjuk secara efektif dan efisien. Penggunaan alat ini tidak secara otomatis menjamin keberhasilan proyek. (Keberhasilan proyek akan dibahas dalam edisi berikutnya). Namun, dalam persiapan untuk edisi berikutnya, saya ingin Anda berpikir tentang perbedaan antara keberhasilan proyek dan keberhasilan manajemen proyek. Perbedaan ini akan memberikan wawasan lebih lanjut untuk pertanyaan-pertanyaan: Mengapa beberapa proyek dianggap sebagai kegagalan ketika mereka telah memenuhi semua standar tradisional keberhasilan, yaitu selesai tepat waktu, selesai dalam anggaran, dan memenuhi semua spesifikasi teknis? Mengapa beberapa proyek dianggap berhasil ketika mereka telah gagal untuk memenuhi dua kriteria penting yang secara tradisional dikaitkan dengan sukses, yaitu, tidak selesai tepat waktu dan tidak selesai dalam anggaran?

Sumber : http://bukanpedia.web.id/?p=710