Alat Manajemen Lingkup Proyek

Dalam aplikasi Manajemen Proyek, terdapat beberapa alternatif alat (tools) yang dapat digunakan. Alat-alat tersebut digunakan berdasarkan knowledge yang dimaksud. Dalam tulisan ini akan dibahas mengenai tool yang digunakan ketika membahas mengenai lingkup pekerjaan.

Manajemen lingkup (scope management) proyek termasuk salah satu knowledge area yang paling penting dalam PMBOK. Banyak knowledge area lain yang tergantung dengan scope management ini. Kesalahan dalam manajemen lingkup sudah pasti akan menyebabkan kesalahan lain yang bersifat efek domino. Untuk itu sangat penting untuk dipahami.

Berdasarkan PMBOK 2004, Manajemen Lingkup Proyek (Project Scope Management) terbagi atas lima tahap. Berikut tahapan dan tools yang dapat digunakan yaitu:

A.    Scope Planning:

·         Expert Judgement

·         Templates, Forms, Standarts

B.     Scope Definition

·         Product Analysis

·         Alternatives indentification

·         Experts Judgement

·         Stakeholder Analysis

C.    Create WBS

·         WBS Templates

·         Decomposition

D.    Scope Verification

·         Inspection

E.     Scope Control

·         Change Control System

·         Variance Analysis

·         Replanning

·         Configuration Management System

Expert Judgement

Expert Judgement dalam pengertian praktisnya adalah pertimbangan / pendapat ahli / orang yang berpengalaman. Dalam hal ini, experts judgement adalah pendapat orang yang berpengalaman / ahli terkait bagaimana proyek yang sejenis mengelola lingkup yang digunakan dalam rencana pengelolaan lingkup proyek (Project Scope Management Plan)

Templates, Forms, Standards

Ini adalah bentuk atau cara kerja atau daftar isian atau standard dalam memproses suatu input. Alat ini akan memudahkan dalam hal memproses data karena dibuat lebih praktis.

Product analysis

Tiap area aplikasi memiliki satu atau lebih metode yang diterima secara umum untuk menterjemahkan obyektif proyek menjadi sasaran dan persyaratan yang nyata. Product analysis termasuk teknik-teknik seperti breakdown produk, analisis sistem, engineering sistem, value engineering, analisis nilai dan analisis fungsional.

Alternative Identification

Identifikasi alternatif adalah suatu teknik yang digunakan untuk men”generate” pendekatan berbeda untuk melaksanakan dan menghasilkan pekerjaan proyek. Suatu variasi atas teknik manajemen umum sering digunakan disini, yang sering digunakan adalah brainstorming dan berfikir lateral.

Stakeholder Analysis

Analisa stakeholder identifikasi pengaruh dan ketertarikan dari berbagai pihak yang terkait dan terpengaruh di proyek dan dokumen yang mereka perlukan, inginkan dan harapkan. Analisis akan memilih dan memprioritaskan dan menilai kebutuhan, keinginan dan harapan untuk menciptakan persyaratan. Ketertarikan stakeholder bisa berdampak positif dan negatif oleh pelaksanaan dan penyelesaian proyek dan mereka mungkin juga menggunakan pengaruh atas proyek dan hasil-hasilnya.

WBS Templates

Walaupun proyek itu unik, form WBS dari proyek sebelumnya dapat sering digunakan sebagai template untuk proyek baru jika beberapa proyek menyerupai proyek sebelumnya dengan sedikit perkembangan.

Decomposition

Dekomposisi adalah subbagian sasaran proyek yang lebih kecil, komponen yang lebih managable hingga pekerjaan dan sasaran terdefinisi menjadi the work package level ( level terendah dalam WBS dan titik dimana biaya dan schedule pekerjaan menjadi dapat diperkirakan dengan lebih baik). Level atas detail paket pekerjaan akan bervariasi secara ukuran dan kompleksitas proyek. Aktifitas proses dekomposisi adalah:

·         Identifikasi sasaran pekerjaan

·         Menstrukturkan dan organizing WBS

·         Dekomposing level atas WBS menjadi komponen detail level yang lebih rendah

·         Pengembangan dan penegasan kode identifikasi terhadap komponen WBS

·         Verifikasi derajat dekomposisi pekerjaan yang diperlukan dan secukupnya.

Inspection

Inspeksi meliputi aktifitas seperti pengukuran, pemeriksaan, dan verifikasi untuk menentukan apakah pekerjaan dan sasaran mencapai persyaratan dan kriteria penerimaan produk. Inspeksi disebut juga review, review produk, audit.

Change Control System

Prosedur dimana lingkup proyek dan produk dapat diubah. Sistem ini meliputi dokumentasi, sistem tracking, dan level persetujuan yang diperlukan untuk pengesahan perubahan. Sistem ini terintegrasi dengan semua sistem informasi manajemen proyek untuk mengendalikan lingkup proyek. Ketika proyek dikelola di bahwa suatu kontrak, sistem kendali perubahan juga mengikuti dengan semua pasal kontrak yang relevan.

Variance Analysis.

Pengukuran kinerja proyek digunakan untuk menilai tingkat perubahan yang terjadi. Aspek penting dalam pengendalian lingkup proyek adalah menentukan penyebab perubahan secara relatif terhadap baseline lingkup pekerjaan dan memutuskan apakah langkah koreksi diperlukan.

Replanning

Permintaan perubahan yang telah disetujui menyebabkan lingkup proyek dapat mensyaratkan modifikasi WBS dan Kamus WBS. Pernyataaan lingkup proyek, dan rencana manajemen lingkup proyek. Persetujuan tersebut dapat menyebabkan update pada komponen-komponen rencana manajemen proyek

Configuration Management System

Suatu sistem manajemen konfigurasi yang resmi memberikan prosedur untuk status sasaran, dan menjamin bahwa permintaan perubahan atas lingkup proyek / lingkup produk secara menyeleuruh dipertimbangkan dan didokumentasikan sebelum diproses melalui proses kendali perubahan terintegrasi.

sumber : http://manajemenproyekindonesia.com/?p=1334

Evolusi Manajemen Proyek

Mengapa Manajemen Proyek? 

Tidak ada keraguan bahwa organisasi dewasa ini menghadapi persaingan yang lebih agresif daripada di masa lalu dan lingkungan bisnis mereka beroperasi dalam adalah salah satu yang sangat bergejolak. Skenario ini telah meningkatkan kebutuhan untuk akuntabilitas organisasi untuk sektor swasta dan publik, yang mengarah ke fokus yang lebih besar dan permintaan untuk efektivitas dan efisiensi operasional.

Efektivitas dan efisiensi dapat difasilitasi melalui pengenalan praktik terbaik yang mampu mengoptimalkan pengelolaan sumber daya organisasi. Telah ditunjukkan bahwa operasi dan proyek yang berbeda dengan masing-masing memerlukan teknik manajemen yang berbeda. Oleh karena itu, dalam lingkungan proyek, manajemen proyek dapat: (a) mendukung pencapaian tujuan proyek dan organisasi, dan (b) memberikan jaminan lebih besar untuk para pemangku kepentingan bahwa sumber daya dikelola secara efektif.

Penelitian oleh Roberts dan Furlonger [2] dalam sebuah studi proyek sistem informasi menunjukkan bahwa menggunakan metodologi manajemen proyek cukup rinci, dibandingkan dengan metodologi yang longgar, meningkatkan produktivitas sebesar 20 sampai 30 persen. Selain itu, penggunaan struktur manajemen proyek formal untuk proyek-proyek dapat memfasilitasi:

(a) klarifikasi lingkup proyek;

(b) kesepakatan tujuan dan sasaran;

(c) mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan,

(d) menjamin akuntabilitas untuk hasil dan kinerja;

(e) dan mendorong tim proyek untuk fokus pada manfaat akhir yang akan dicapai. Selain itu, penelitian menunjukkan bahwa 85-90% dari proyek-proyek gagal untuk memberikan tepat waktu, pada anggaran dan kualitas kinerja yang diharapkan. Penyebab utama yang diidentifikasi untuk situasi ini meliputi:

·         Kurangnya kasus bisnis yang valid membenarkan proyek;

·         Tujuan tidak benar didefinisikan dan disepakati;

·         Kurangnya komunikasi dan manajemen pemangku kepentingan;

·         Hasil dan / atau manfaat tidak benar didefinisikan dalam istilah terukur;

·         Kurangnya kontrol kualitas;

·         Miskin estimasi durasi dan biaya;

·         definisi yang tidak memadai dan penerimaan peran (pemerintahan);

·         Kurangnya perencanaan dan koordinasi sumber daya.

Perlu ditekankan bahwa penyebab kegagalan untuk memberikan tepat waktu, pada anggaran dan kualitas kinerja yang diharapkan dapat diatasi dengan penerapan praktek manajemen proyek. Selanjutnya, kegagalan untuk memberikan tepat waktu, pada anggaran dan kualitas kinerja yang diharapkan tidak berarti bahwa proyek itu sendiri gagal. Pada tahap ini apa yang sedang dibahas adalah efektivitas dan efisiensi pelaksanaan proyek dan bukan apakah suatu proyek adalah keberhasilan atau kegagalan.

Kesimpulan

Manajemen proyek harus dipandang sebagai alat yang membantu organisasi untuk melaksanakan proyek-proyek yang ditunjuk secara efektif dan efisien. Penggunaan alat ini tidak secara otomatis menjamin keberhasilan proyek. (Keberhasilan proyek akan dibahas dalam edisi berikutnya). Namun, dalam persiapan untuk edisi berikutnya, saya ingin Anda berpikir tentang perbedaan antara keberhasilan proyek dan keberhasilan manajemen proyek. Perbedaan ini akan memberikan wawasan lebih lanjut untuk pertanyaan-pertanyaan: Mengapa beberapa proyek dianggap sebagai kegagalan ketika mereka telah memenuhi semua standar tradisional keberhasilan, yaitu selesai tepat waktu, selesai dalam anggaran, dan memenuhi semua spesifikasi teknis? Mengapa beberapa proyek dianggap berhasil ketika mereka telah gagal untuk memenuhi dua kriteria penting yang secara tradisional dikaitkan dengan sukses, yaitu, tidak selesai tepat waktu dan tidak selesai dalam anggaran?

Sumber : http://bukanpedia.web.id/?p=710